Política de Tratamiento de Datos Personales

I) INTRODUCCIÓN

AULATECH S.A.S es una institución educativa informal de carácter privado que ofrece cursos virtuales preparatorios para la prueba nacional de estado Saber 11º, y en general desarrolla actividades educativas y para el ingreso a la educación superior, entre otros. Para ello, la empresa ofrece un portafolio de servicios que implican la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales.

AULATECH S.A.S se encuentra comprometido en asegurar la transparencia y seguridad del tratamiento de datos personales y en realizar un uso de éstos, respetuoso de la privacidad de los titulares de la información. Por este motivo, AULATECH S.A.S implementa esta Política de Tratamiento de Datos Personales (En adelante, la “Política”), la cual tiene como propósito principal poner en conocimiento de los titulares la finalidad del tratamiento de datos que realiza la empresa, así como los derechos que les asisten y los mecanismo y procedimientos para ejercerlos.

En este sentido, AULATECH S.A.S ha implementado mecanismos efectivos para que los titulares de datos personales contenidos en las bases de datos puedan ejercer su derecho al hábeas data, especialmente a actualizar, rectificar y suprimir datos, revocar la autorización para el tratamiento o solicitar cualquier información que AULATECH S.A.S pueda legalmente suministrar de manera libre.

 

II) MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos los derechos al buen nombre, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar respecto a los datos personales, su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

Los principios del tratamiento de datos personales contemplados en la Ley 1581 de 2012 y el Capítulo IV de esta Política se interpretarán en concordancia con el derecho a la educación, su función social y su reglamentación constitucional (arts. 67 y 68 C. P.).

Respecto a los niños, niñas y adolescentes, se actuará conforme a las disposiciones constitucionales (art. 44) y en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad.

 

III) DEFINICIONES

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento por parte de AULATECH S.A.S.

Datos personales: Cualquier información relacionada con una persona natural, como por ejemplo su nombre, edad, número de identificación, números telefónicos de contacto, y en general, aquellos datos relativos a la persona titular de los datos personales, los cuales de forma separada o en conjunto
permitan su identificación.

Datos públicos: Datos personales que no sean semiprivados, privados o sensibles.

De conformidad con el Artículo 6 de la Ley 1266 de 2008, Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, la información pública, los datos de naturaleza pública y los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público pueden ser tratados por cualquier persona sin necesidad de autorización del titular.

Datos sensibles: Datos personales que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Datos anonimizados: Datos respecto de los que se ha suprimido la identidad del titular y/o que no permiten la plena identificación de una persona de manera directa o indirecta.

Titular: Cualquier persona cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de AULATECH S.A.S.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los datos personales, consistentes en la recolección, organización, almacenamiento, consulta, uso, divulgación, transferencia o transmisión.

 

IV) PRINCIPIOS QUE RIGEN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el desarrollo de la presente Política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios contenidos en la Ley 1581 de 2012:

a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

V) DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

AULATECH S.A.S garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes, así como que esta información solo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

AULATECH S.A.S de acuerdo a sus competencias legales y a los servicios que ofrece, propenderá por proveer información y capacitar a su personal sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro de datos personales de niños, niñas y adolescentes,
su derecho a la privacidad y protección de su información personal.

 

VI) FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

AULATECH S.A.S realiza el tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

1. Mantener una comunicación eficaz relacionada con:

A) Los servicios que presta AULATECH S.A.S. B) convenios, alianzas y contenidos que realiza en calidad de institución de educación informal,

C) nuevos servicios que se presten por parte de AULATECH S.A.S o que se relacionen
con ésta.

2. Aplicar, revisar y analizar datos o estadísticas sobre pruebas, evaluaciones, encuestas de
caracterización, encuestas de satisfacción y demás instrumentos pertinentes, así como remitir
dicha información a las personas legalmente autorizadas para ello.

3. Realizar actividades de promoción y mercadeo, así como campañas de comunicación masiva
de noticias e información de interés para el titular.

4. Llevar a cabo servicios de orientación y consejería a los titulares.

5. Notificar cualquier cambio o modificación que se presente en los servicios de AULATECH S.A.S.

6. Estudiar internamente los usos y preferencias del titular sobre los servicios y actividades que ofrece y presta AULATECH S.A.S.

7. Realizar la transmisión y/o transferencia de los datos personales a entidades públicas que los soliciten dentro del marco legal obligatorio.

8. Realizar la transmisión y/o transferencia de los datos personales a otras instituciones de educación formal, informal y para el trabajo y el desarrollo humano con la finalidad de ofertar nuevos productos y servicios educativos, ofrecer becas, subsidios, beneficios y en general información para el acceso a programas educativos.

9. Realizar la transmisión y/o transferencia de los datos personales a terceros ubicados en Colombia o por fuera de Colombia con el fin de almacenarlos de manera segura.

10. Realizar la transferencia y/o transmisión de la información anonimizada a terceros para finalidades históricas, estadísticas o científicas.

11. Realizar seguimiento a los resultados obtenidos por los titulares.

12. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por AULATECH S.A. con empleados y proveedores, con relación al pago de remuneraciones, salarios, prestaciones sociales y demás derivadas de un contrato y/o de la legislación vigente.

13. Gestionar las relaciones con los empleados y proveedores, lo cual puede incluir la actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.

14. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo de la relación contractual o legal con los empleados y proveedores.

15. Las demás finalidades que determine AULATECH S.A.S con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como a los lineamientos y objetivos de la empresa y de la Política.

VII) TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

AULATECH S.A.S podrá, previa autorización expresa e informada de los titulares, realizar el tratamiento de datos sensibles, cuando éstos sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de las partes y/o para cumplir cualquiera de las finalidades del tratamiento de datos dispuestas en este Política.

En cada caso, AULATECH S.A.S solicitará autorización para el tratamiento de datos sensibles, informando el carácter facultativo de proveer dichos datos.

AULATECH S.A.S podrá realizar el tratamiento de datos sensibles si el titular, con su conducta, los ha hecho manifiestamente públicos y cuando, en cumplimiento de los principios de finalidad y necesidad, su tratamiento guarde relación con alguna de las finalidades contenidas en esta Política.

 

VIII) DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos puede hacer uso de su facultad legal para:

1. Conocer en cualquier tiempo la información que sobre su persona esté depositada en las bases de datos sujetas a tratamiento de AULATECH S.A.S,
2. Solicitar la rectificación y actualización de sus datos de las bases de datos sujetas a tratamiento por AULATECH S.A.S,
3. Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos a cargo de AULATECH S.A.S
4. Ser informado de la solicitud de terceros, distinto a autoridades judiciales o administrativas, de obtener sus datos y a consentir, mediante autorización expresa, o negar la entrega de los mismos,
5. Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita,
6. Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la ley.

IX) DEBERES DE AULATECH S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AULATECH S.A.S, cuando actúe como responsables del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

X) CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales son de vital importancia para AULATECH S.A.S. Por este motivo, AULATECH S.A.S declara que utiliza herramientas tecnológicas de seguridad, tales como restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, entre otras. Igualmente, en el caso en que AULATECH S.A.S acuda a encargados para el tratamiento, la empresa se compromete a verificar que éstos cuenten con las medidas necesarias y adecuadas para mantener la seguridad de la información.

AULATECH S.A.S podrá transmitir y/o transferir los datos personales, especialmente para fines de almacenamiento seguro y realizar estudios estadísticos y científicos, a terceros ubicados en Colombia o en cualquier parte del mundo y/o a autoridades judiciales o administrativas en aquellos eventos en los cuales la transmisión y/o transferencia de los datos sea necesaria para llevar a cabo las actividades
autorizadas por los titulares y/o para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales. En todos los eventos, dicha información se transmitirá o transferirá bajo estricta confidencialidad y será sometida a un tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de los titulares.

AULATECH S.A.S se compromete, en cuanto no resulte imposible o excesivamente gravoso, a que todo contrato con empleados, proveedores y demás que involucre el tratamiento, incluya un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la preservación de la confidencialidad y privacidad de los datos personales, incluso después de terminada la relación contractual.

AULATECH S.A.S implementará un procedimiento adecuado para informar a la autoridad correspondiente de cualquier incidente o violación de las medidas de seguridad, en cuanto conlleven un riesgo en la administración de la información de los titulares.

 

XI) CADUCIDAD DEL TRATAMIENTO.

Dando cumplimiento a los principios de legalidad, necesidad, finalidad y utilidad en conjunto con el principio de caducidad o temporalidad, AULATECH S.A.S podrá realizar el tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Una vez cumplida(s) la(s) finalidad(es) del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, AULATECH S.A.S deberá proceder, dentro de un plazo razonable, a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales podrán ser conservados cuando así se requiera para propósitos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios, o para la operación
de la empresa y de sus productos.

AULATECH S.A.S podrá conservar datos personales para fines históricos, estadísticos y científicos, incluso luego de cumplida su finalidad. En este evento, AULATECH S.A.S adoptará las medidas conducentes a la anonimización o supresión de identidad de los titulares.

 

XII) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Cualquier titular que haya otorgado autorización a AULATECH S.A.S para el tratamiento de datos personales, podrá solicitar la revocatoria de dicha autorización y la supresión de los datos personales. Para ello, el titular deberá presentar un reclamo a AULATECH S.A.S, a través del correo electrónico clasesconj@gmail.com.

La revocatoria de la autorización no aplicará cuando se trata de datos públicos.

XIII) RECLAMOS, CONSULTAS Y PETICIONES

Con fundamento en el Título V de la Ley 1581 de 2012, AULATECH S.A.S garantiza a los titulares el derecho al hábeas data y los derechos enunciados en esta Política y en la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales, solicitar prueba de la autorización para el tratamiento y/o revocar la misma.

Para ello, AULATECH S.A.S atenderá los reclamos, consultas y peticiones presentadas por medio físico o vía correo electrónico:

Por medio del reclamo, el titular o sus causahabientes pueden solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales contenidos en las bases de datos de AULATECH S.A.S.

Por medio de la consulta, el titular o sus causahabientes podrán acceder a la información personal contenida en las bases de datos de AULATECH S.A.S y/o a la prueba de la autorización para el tratamiento, en los casos en donde sea aplicable.

Finalmente, por medio de la petición, cualquier persona podrá solicitar información a AULATECH S.A.S sobre la Política, el tratamiento, o cualquier información de interés que, por no ser confidencial, pueda ser suministrada libremente.

Las anteriores definiciones son ilustrativas, por lo que titular no deberá asignar un nombre o denominación específica a la comunicación, la cual será resulta de acuerdo con su naturaleza.

 

XIV) FORMA DE PRESENTACIÓN

AULATECH S.A.S recibirá la solicitud del interesado por escrito a través de correo electrónico.

Para cualquier reclamo, consulta o petición, el interesado deberá incluir la siguiente información:

  • Nombre completo del interesado
  • Motivo del reclamo, consulta o petición.
  • Dirección de correo electrónico en donde pueda ser contactado para enviar las respuestas y/o comunicaciones.
  • En caso de tratarse de reclamos o consultas, la persona deberá adjuntar copia del documento de identificación o un documento válido que lo acredite como titular de la información, causahabiente o apoderado.
  • En caso de presentarse un reclamo, se deberá especificar los hechos y razones que dan lugar al reclamo y anexar la documentación que se quiera hacer valer.

XV) TÉRMINO PARA RESOLVER LAS CONSULTAS

AULATECH S.A.S atenderá las consultas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo. Si AULATECH S.A.S determina que requiere más tiempo para atender la consulta, se enviará comunicación informando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no será mayor a cinco (5) días hábiles.

XVI) TÉRMINO PARA RESOLVER LOS RECLAMOS Y PETICIONES

AULATECH S.A.S atenderá los reclamos y peticiones dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo. Si AULATECH S.A.S determina que requiere más tiempo para atender el reclamo o petición, se enviará comunicación informando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no será mayor a ocho (8) días hábiles.

XVII) RECLAMOS INCOMPLETOS

Si un reclamo es presentado de forma incompleta, AULATECH S.A.S informará de esta situación al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción. Si pasados dos (2) meses, el interesado no ha presentado la información requerida, AULATECH S.A.S entenderá que ha desistido del reclamo.

XVIII) LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE

La Política establecida anteriormente y los conflictos que puedan surgir respecto de su interpretación, uso, alcance y terminación, se rigen por la ley colombiana y se someten a los jueces y tribunales colombianos.

XIX) DATOS DE CONTACTO DE AULATECH S.A.S

Correo electrónico: aulatechsas@gmail.com

La presente Política entra en vigencia a partir del día 01 de junio del año dos mil veintidós (2022).